Software de gerenciamento de estoque: 10 coisas a saber antes de investir em um sistema de estoque

Encontrar o software de gerenciamento de estoque e inventário que atenda às necessidades da sua organização pode ser uma tarefa. Existem tantos sistemas por aí que você precisa escolher e nem todos eles entregam o que afirmam. Como resultado disso, há muitas perguntas que você precisa fazer internamente e aos fornecedores em potencial ao procurar o sistema de estoque certo. A razão para isso é porque você estará avaliando soluções completas: aplicativos móveis, suporte, hardware, software e assim por diante. Você não pode simplesmente testar algumas tentativas e se decidir por um sistema. Um sistema de inventário é um investimento de longo prazo e você deve fazer a melhor escolha na primeira vez.

Escolher o sistema certo não precisa ser intimidador. Embora existam algumas diferenças importantes entre o uso da indústria e o tamanho da empresa, os pontos problemáticos para os sistemas de gerenciamento de estoque são praticamente os mesmos. As perguntas abaixo ajudarão a escolher a melhor solução de sistema de inventário para o seu negócio.

1. Quais são os requisitos específicos do seu setor?

Antes de escolher um sistema, você precisa compilar uma lista de padrões específicos relacionados ao estoque que afetam seus negócios. Esta lista permitirá que você determine as funcionalidades exatas que o software de gerenciamento de estoque ideal deve ter para atender às suas necessidades. O sistema regulatório está em conformidade com os padrões da indústria definidos?

2. Qual é o modelo de implantação do sistema?

O sistema está na nuvem ou no local? As duas opções têm seus prós e contras. Dependerá de suas necessidades específicas. A implantação no local oferece maior personalização em seu sistema de gerenciamento de atacado. No entanto, para muitas organizações hoje, os sistemas na nuvem fazem mais sentido. A razão para isso é porque seus dados estarão mais seguros, pois serão copiados online na nuvem e não armazenados localmente, onde a adulteração pode incluí-los. Os sistemas baseados em nuvem podem ser acessados ​​de qualquer lugar e não necessariamente dentro de sua empresa. Eles são robustos e escaláveis.

3. Como se baseia o preço?

Ao revisar o preço, você deve considerar a taxa de implementação e a taxa mensal. Você também deve saber se o preço é baseado no total de usuários, usuários simultâneos ou instalações totais. Obter cotações de diferentes fornecedores ajudará a encontrar um pacote adequado ao seu negócio.

4. Qual integração você precisa?

O software de gerenciamento de inventário deve se integrar a todos os seus sistemas. Este poderia ser o seu software de gerenciamento de relacionamento com o cliente, planejamento de recursos empresariais e contabilidade e assim por diante. Escolher um sistema que se integra perfeitamente aumentará a visibilidade e a eficiência.

5. Qual é o mecanismo de rastreamento?

Acompanhar seu estoque é importante. Ele pode ser rastreado usando métodos como controle de lote, kitting, serialização e códigos de barras e assim por diante. Saiba qual método será melhor para você e certifique-se de que o sistema o suporte.

6. Como são os recursos de segurança?

O sistema ideal deve ter um bom firewall e fazer backup de seus dados online.

7. Ele possui recursos de relatórios integrados?

O sistema deve fornecer relatórios integrados, bem como opções de relatórios. Você deve ser capaz de relatar transações de estoque, contagens, histórico e assim por diante.

8. Você precisa de várias moedas ou vários locais?

Se você precisar rastrear o estoque em vários locais e em várias moedas, verifique se o sistema oferece essa capacidade. O sistema deve ser capaz de converter moedas em sua moeda base para geração de relatórios.

9. Quantas pessoas irão usá-lo?

Se você deseja que todos os funcionários acessem o software de gerenciamento de inventário, certifique-se de que não haja limites para o número de usuários. O software também deve permitir a delegação para que você limite o acesso a usuários específicos.

10. Como é o suporte técnico e treinamento?

Escolha um sistema em que o provedor inclua implementação, suporte e treinamento. Isto economizará seu dinheiro.

4 perguntas para se fazer antes de investir em um sistema

Encontrar o sistema de gerenciamento de estoque certo depende de vários fatores e geralmente envolve uma análise mais detalhada do seu negócio como ele é agora. A seguir, quatro das melhores perguntas a serem feitas ao decidir sobre aplicativos e software de gerenciamento de inventário e sobre suas técnicas mais amplas de gerenciamento de inventário, pois suas respostas podem fornecer clareza e uma melhor direção no futuro.

1. Quais são seus desafios de negócios?

Um bom lugar para começar a determinar qual programa é o certo para você é avaliar as necessidades e os desafios do seu negócio. Será que você superou um gerenciamento de estoque desatualizado ou um sistema de planejamento de recursos empresariais ou sua pequena empresa está crescendo mais lentamente do que o esperado?

Os níveis de estoque estão inconsistentes em seus canais de vendas ou talvez você esteja ficando sem estoque mais rápido do que esperava? Você tem a capacidade de rastrear KPIs de inventário para atingir suas metas ou precisa melhorar seu rastreamento para saber onde as unidades estão em um determinado ponto?

Pensar nas questões relacionadas aos seus desafios atuais ajudará a localizar seus pontos problemáticos e avaliar a funcionalidade que seu software de gerenciamento de inventário deve ter.

2. Você precisa de gerenciamento de inventário baseado em servidor ou em nuvem?

Embora a implantação da nuvem seja confiável há anos, muitas empresas continuam a adquirir sistemas de gerenciamento baseados em servidor no local. Ao procurar um novo programa de gerenciamento de inventário para implementar, é importante considerar se você se beneficiaria mais de um sistema de gerenciamento de inventário baseado em servidor ou em nuvem . 

Você deseja possuir seu software e servidor no local ou prefere um software baseado em nuvem para evitar grandes gastos de capital? É bom avaliar suas opções junto com suas necessidades específicas, para que você possa tomar uma decisão informada sobre qual é a opção certa para você. 

3. Quais são suas políticas de gerenciamento de estoque?

Sua política de controle de estoque determina a movimentação de seus produtos, como você acompanha os custos e como evitar perdas ou escassez. Uma política claramente definida (por exemplo, FIFO: primeiro a entrar, primeiro a sair) pode maximizar a eficiência de sua cadeia de suprimentos e processos de atendimento, portanto, se a sua não se adaptou em conjunto com o crescimento de sua empresa, uma atualização pode ser necessária. 

Estar ciente do custo do produto, prazo de entrega, requisitos de manuseio e outras necessidades de política ajudará a decidir qual software de gerenciamento de estoque é mais adequado para o seu negócio. 

4. Quais recursos adicionais você precisa para administrar seu negócio?

O software certo deve atender ao seu orçamento e fazer o que você precisa, o que significa que você deve avaliá-lo quanto à escalabilidade, capacidade e qualidade (tanto quanto preço). É também por isso que é tão importante descobrir quais recursos adicionais são necessários para administrar seus negócios.

Você precisa rastrear o estoque usando controle de lote, tags RFID, serialização ou códigos de barra? Ou seu setor tem requisitos específicos que você deve atender? Sua equipe usará dispositivos móveis para escanear códigos de barras? Talvez você precise de visibilidade em tempo real sobre a disponibilidade de seus produtos ou relatórios abrangentes sobre seu estoque em armazéns ou atacadistas?

Certifique-se de confirmar quais métodos de rastreamento e nível de dados podem ser capturados em um sistema de gerenciamento de estoque antes de comprá-lo, pois o software certo pode maximizar seu ROI e facilitar relacionamentos mais gratificantes com seus funcionários, clientes e distribuidores. 

Sistemas de gerenciamento de estoque para 3PLs

Os fornecedores terceirizados de logística (3PL) desempenham um papel crucial na cadeia de suprimentos, fornecendo armazenamento, transporte e serviços de valor agregado às empresas. Com o cenário de logística em constante evolução e o comércio eletrônico em expansão, é vital que os proprietários e profissionais de 3PL invistam no sistema de gerenciamento de estoque certo para atender às demandas de seus clientes e permanecerem competitivos.

Eficiência para Provedores 3PL

O gerenciamento de estoque eficiente é crucial para fornecedores de 3PL, pois eles lidam com mercadorias de vários clientes com requisitos variados. Um sistema eficaz de gerenciamento de estoque permite que os 3PLs otimizem suas operações, reduzam erros humanos e otimizem o espaço do depósito. Ele fornece dados em tempo real sobre níveis e locais de estoque, permitindo que as empresas tomem decisões informadas, reduzam custos e melhorem a satisfação do cliente.

Benefícios para 3PLs

Um dos principais benefícios dos sistemas de gerenciamento de estoque para 3PLs é a capacidade de integração com outros softwares e sistemas. A integração com sistemas de gerenciamento de transporte (TMS), sistemas de gerenciamento de armazém (WMS) e plataformas de planejamento de recursos empresariais (ERP) permite o compartilhamento de dados e a comunicação contínua em várias operações. Essa conectividade ajuda a reduzir erros de entrada de dados, melhorando a precisão do inventário e minimizando atrasos no processamento de pedidos.

Selecionando um sistema de gerenciamento de estoque

Um recurso importante a ser considerado ao selecionar um sistema de gerenciamento de inventário para 3PLs é a escalabilidade. À medida que um provedor 3PL cresce e expande seus serviços, o sistema escolhido deve ser capaz de se adaptar às mudanças nas necessidades do negócio sem exigir investimentos significativos em atualizações ou infraestrutura adicional. Essa adaptabilidade permite que os 3PLs atendam melhor seus clientes e respondam rapidamente às flutuações do mercado.

A personalização também é um aspecto importante dos sistemas de gerenciamento de estoque para 3PLs. Cada provedor tem requisitos operacionais exclusivos e uma abordagem de tamanho único pode não fornecer os resultados desejados. Um sistema de gerenciamento de inventário que oferece opções flexíveis de personalização garante que os 3PLs possam adaptar o software para atender às suas necessidades específicas, ajudando-os a otimizar seus processos e oferecer um serviço excepcional a seus clientes.

Escolhendo o sistema certo para o seu 3PL

Investir em um sistema de gerenciamento de estoque que atenda às necessidades dos provedores 3PL é crucial para seu sucesso. O sistema certo pode ajudar a agilizar as operações, reduzir erros, otimizar o espaço do depósito e melhorar a satisfação do cliente. Ao selecionar um sistema de gerenciamento de inventário, os 3PLs devem considerar os recursos de integração, escalabilidade e opções de personalização, como os oferecidos pelo Extensiv 3PL Warehouse Manager . 

Com o sistema de gerenciamento de estoque correto, os 3PLs podem obter benefícios significativos e permanecer competitivos no cenário de logística em constante evolução.

8 características para procurar ao escolher um sistema

Encontrar o melhor sistema de gerenciamento de estoque para o seu negócio é uma grande tarefa, mas se você souber o que procurar, estará mais bem preparado do que a maioria. Tome seu tempo e seja estratégico com sua decisão, e não se esqueça de manter esses recursos em mente durante sua pesquisa.

1. Rastreamento de estoque

Para implementar um sistema de controle de estoque , você deve ser capaz de rastrear o status das matérias-primas e dos produtos acabados dentro da cadeia de suprimentos. Com a ajuda de sistemas de gerenciamento de estoque para comércio eletrônico, você pode aplicar automação ao rastreamento de estoque e eliminar a necessidade de concluir manualmente tarefas tediosas e demoradas. Por exemplo, muitos sistemas geram automaticamente números de rastreamento quando criam um recibo ou fatura, economizando minutos valiosos e energia mental para serem usados ​​em outro lugar.

E, graças ao rastreamento automatizado, você também pode desfrutar de um melhor envolvimento com seus clientes, compartilhando prontamente o que está em estoque ou oferecendo atualizações quando os produtos forem enviados.

2. Código de barras do inventário

Escrever ou digitar SKUs manualmente pode ser cansativo, o que é parte do motivo pelo qual o código de barras é um método tão popular para gerenciar e controlar o estoque. A leitura de código de barras não apenas põe fim aos erros de dados comumente ocorridos com a entrada manual, mas também automatiza funções que requerem comunicação com outras partes do sistema de gerenciamento de inventário. 

Quando você coleta, armazena e organiza seus dados digitalmente, torna as operações de inventário muito mais coesas. Com a ajuda de leitores de código de barras, você pode melhorar instantaneamente a precisão do inventário, acelerar o reabastecimento de estoque e habilitar a documentação sem papel do seu trabalho.

3. Análise

A análise desempenha um papel significativo na compreensão do desempenho dos negócios e dos hábitos dos clientes. Mas, além de simplesmente coletar dados, as soluções de gerenciamento de estoque precisam apresentar as informações de maneira palpável e prática. Afinal, qual é a utilidade de ter dados que você não pode compreender ou alavancar em seu benefício?

Muitos sistemas de gerenciamento de inventário oferecem relatórios predefinidos para fornecer as métricas essenciais de que você precisa, enquanto outros podem realmente levar as coisas um passo adiante, permitindo que você personalize relatórios para que possa realmente se aprofundar nas informações exclusivas do seu negócio.

4. Atualizações perpétuas

Atualizações perpétuas em um sistema de gerenciamento de pedidos significam que o programa é constantemente atualizado com as informações mais recentes. Em outras palavras, as contagens de estoque são ao vivo e indicam o que está em estoque a qualquer momento. 

A alternativa a essa abordagem são as atualizações periódicas, em que as tomadas de estoque acontecem em intervalos específicos (diário, semanal, mensal). Como esses números revelam apenas o que estava em estoque quando a contagem foi concluída, as atualizações perpétuas geralmente são preferidas. Ter contagens de estoque em tempo real garante que itens fora de estoque não possam ser pedidos e permite que você supervisione os níveis de suas matérias-primas, para que você possa reordenar just-in-time para atender à demanda do cliente.

5. Integrações

É provável que você esteja usando várias ferramentas de gerenciamento para administrar seus negócios. Idealmente, seu inventário deve estar conectado a cada um dos aplicativos de back-end que você utiliza; se essas plataformas não estiverem integradas, você acabará inserindo dados manualmente (causando sérios atrasos).

Os sistemas de gerenciamento de estoque são comumente integrados ao gerenciamento de armazéns, software de contabilidade e sistemas de compras. Quando esses vários aplicativos podem se comunicar entre si por meio da integração, mais simplificada sua cadeia de suprimentos se torna e, como resultado, mais tempo e dinheiro você economizará.

6. Usabilidade

Embora o custo certamente afete suas decisões de compra, não subestime a importância da facilidade de uso. Este ponto é muitas vezes ignorado pelos empresários e, no entanto, a usabilidade do software de gerenciamento de estoque determina a eficácia de todo o sistema.

Por exemplo, se vai levar horas a fio para sua equipe aprender o programa, provavelmente não é um bom investimento de sua parte. Você está procurando uma solução que simplifique seus processos, e não os complique ainda mais. Se a curva de aprendizado for muito alta, é provável que lhe custe tempo, dinheiro e energia, tanto a curto quanto a longo prazo.

7. Suporte acessível

Depois de descobrir qual sistema de gerenciamento de inventário usar, ter acesso ao suporte ao cliente de qualidade é vital para o seu sucesso com este software. Quando você se depara com uma situação em que não consegue encontrar suas transações de compra ou quando sua equipe não sabe como configurar notificações de estoque, ter alguém disponível para ajudar é fundamental. 

Sem um suporte ao cliente acessível, seus problemas podem permanecer sem solução e levar a um gargalo infeliz no gerenciamento da cadeia de suprimentos. Por esse motivo, certifique-se de receber suporte completo de seu fornecedor, incluindo treinamento, garantia e assistência 24 horas por dia, 7 dias por semana.

8. Projetado para crescer

Ao decidir sobre um sistema de gerenciamento de estoque, você pode não ter um fluxo de caixa ilimitado para alocar a este software. Você deseja encontrar um sistema altamente funcional e dentro do orçamento, mas também deve procurar um que seja projetado para o futuro. 

Embora você não possa pagar uma tonelada de recursos extras agora, você ainda quer algo que possa atualizar mais tarde enquanto executa um crescimento inteligente e escalável. Procure um software que atenda às suas necessidades como elas são hoje, mas que possam expandir e avançar para uma maior otimização no futuro, da mesma forma que você espera que sua empresa faça.

Conclusão

O ponto principal é que muitos proprietários de empresas esperam até se depararem com produtos perdidos, perdidos ou danificados antes de considerarem investir em soluções de software. Os sistemas de gerenciamento de estoque são projetados para ajudar empresas de todos os tamanhos a automatizar seus processos e melhorar sua eficiência operacional em todos os níveis.

Graças à automação, os erros humanos são bastante reduzidos (e às vezes totalmente eliminados). E o significado disso é abrangente, desde melhores margens de lucro até maior retenção de clientes, menos falta de estoque e muito mais. Os sistemas de gerenciamento de estoque são realmente a principal maneira de economizar inúmeras horas e evitar gastos excessivos, para que você possa se concentrar mais em seus clientes e sonhar com metas ainda maiores.

Perguntas frequentes sobre o sistema de gerenciamento de estoque

Quais são os tipos de sistemas de gerenciamento de estoque?

Existem alguns tipos diferentes de sistemas de gerenciamento de estoque que você pode escolher. Os sistemas perpétuos e periódicos diferem na frequência com que seus dados de inventário são atualizados. Os sistemas manuais podem ser um pouco mais simples de operar, mas os sistemas automatizados têm uma precisão muito maior. Por fim, um sistema baseado em servidor mantém seu software e servidor no local, enquanto os sistemas baseados em nuvem armazenam informações em um banco de dados online acessível de qualquer lugar.

Qual é o melhor sistema de gerenciamento de estoque?

O melhor sistema de gestão de estoque é aquele que atende às necessidades do seu negócio em todas as etapas da cadeia de suprimentos. Dito isso, a Skubana continua sendo líder no setor, capacitando empresas de todos os tamanhos, integrando seus produtos, centros de atendimento e canais de vendas em uma plataforma integrada. Com as soluções de gerenciamento de estoque da Skubana, as empresas podem obter clareza em vários canais, gerenciar contagens de estoque em tempo real e acelerar o processo de atendimento com facilidade.

Quanto custam os sistemas de gerenciamento de estoque?

O preço dos sistemas de gerenciamento de inventário pode diferir muito, dependendo de quais recursos você deseja, quão personalizável você gostaria que o software fosse e assim por diante. Alguns sistemas oferecem uma avaliação gratuita por tempo limitado de suas versões pagas, enquanto outros começam com apenas US $ 20 por mês. Os programas mais caros podem cobrar várias centenas (ou mesmo alguns milhares) de dólares para utilizar seus serviços.